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物资采购管理暂行规定

 

第一章  总  则

    第一条  为了规范我校物资采购行为，加强物资采购的监督与管理，有效降低采购成本，提高综合经济效益，根据有关法律、管理规章，制定本管理规定。

    第二条  学校各系、处、室、公司所有部门不论使用何种经费的采购活动均适用本管理规定。

    第三条  本规定中所称物资采购，是指所有获取采购对象的活动，包括用购买、租赁、委托或雇用等方式获取货物、工程和服务的行为。

    第四条  物资采购应当遵循公开公正、比质比价、监督制约、提高效率、遵守法规的原则。

第五条  采购项目列入《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及国家其他法律法规规定范围的依法采购，其余项目使用本规定。

第二章  管理机构及其职责

第六条  物资采购领导小组

领导小组由后勤管理处、财审处、纪检监察和使用部门的负责同志组成，分管校领导任组长，下设物资采购领导小组办公室，挂靠后勤管理处，负责物资采购管理的日常工作。领导小组可根据采购评审需要，组成采购评审小组，采购评审小组一般应由监察室、财审处、后勤处及使用部门有关人员、有关专家组成。

    第七条后勤管理处

    后勤管理处是学校物资采购的管理、执行部门，主要职责是：

    1、负责采购制度的建立、解释；

    2、负责校物资采购工作的管理；

    3、负责采购的执行；

    4、负责采购物资的包装、外观、数量和合同标的常规符合性检查；

    5、负责处理采购中出现的有关问题；

    6、负责建立、维护采购信息数据库；

    7、校领导交办的其他工作。

    第八条财务审计处

财务审计处是物资采购资金管理、审计的部门，其主要职责：

1、安排采购资金计划，负责对报销单据（发票、物资入库单等）合法性审核，按规定程序付款、结算。

2、负责宣传、贯彻执行国家有关法律及上级机关有关审计的规定；

3、负责对物资采购活动中的经济行为进行审计；

4、负责对列入审价范围的采购项目进行审价。

5、对其他部门未经后勤管理处而私自采购且未办理登记、入库、领用手续的费用一律不予报销。

6、配合监察部门对违纪采购行为的调查；

7、校领导赋予的其他职责。

第九条  监察室

    监察室是物资采购的监察部门，主要职责是：

1、负责宣传、贯彻执行国家有关法律及上级机关关于监察的有关规定；

2、根据采购活动实际情况提出健全采购制度的建议；

3、对各级采购活动进行效能监察：采购活动是否符合国家法律、政策和本规定、采购制度是否完善、采购帐务处理是否遵守了财务制度、采购合同是否合法、完备及执行情况、其它应予监督的内容。对违反法律、本规定等采购行为进行调查、提出处理意见；

4、监督财审处对其他部门未经后勤管理处私自采购且未办理登记、入库、领用手续的费用报销情况，进行查处并提出处理意见。

5、校领导赋予的其他职责。

    第三章 申购计划的审批程序

第十条 学校各部门购置物资应按照“统一领导——计划审批——集中采购——验收登记”的规定程序办理。

采购计划分月计划——学期计划——年度计划

月计划：为上一月的10号前填报下一个月的申购计划（一式两份）

学期计划：为上一学期放假前10天申报下一学期的申购计划（一式三份）

年计划：为上一年的12月1日前申报下一年度的申购计划（一式三份）

各系教学部门物资申购，由系部收集、审查所需的设备物资，按固定资产或低值物品的名称，规格型号，需求数量、单价、金额等项目在上述规定时间内填报《物资增置申报表》，分别经教务处和分管教学的校长审核签署意见，然后交后勤管理处，按规定时间统一报校长审批后实施采购。

各行政，后勤部门购置物资应本着从紧、从严、节俭的原则在学校办公经费额度内统筹解决，申购计划在上述规定时间内填报《物资增置申报表》经各部门分管领导审核签署意见后交后勤管理处按规定时间统一报校长审批后，实施采购。

物资增置计划的申报由部门负责人对物资计划的必要性和正确性负责，审核领导对物资使用方向负责。

第四章  采购方式

第十一条  采购采用以下方式：　　

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判；

（四）单一来源采购；

（五）政府采购

（六）询价；

第十二条　一次采购同一类型物资费用总额超过1万元的项目，一般实行招标。公开招标应作为采购的主要采购方式。采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。投资总额在1万元及其以上的基建、维修、装璜、成批家具修制、技术改造、改扩建工程、水电工程、设备安装等项目，进行审计。

第十三条  采用邀请招标方式采购适用于下列情形物资：

（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的

第十四条  符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：

（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（三）采用招标所需时间不能满足紧急需要的；

（四）不能事先计算出价格总额的。

第十五条  符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：

（一）只能从唯一供应商处采购的；

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的。

第十六条   需要进行政府采购的项目按文件规定的采购方式进行采购

第十七条   采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以依照本法采用询价方式采购。

第五章采购程序

第十八条  后勤管理处根据各部在规定时间，按规定程序申报的《物资增置申报表》并根据库存情况进行审核或填制《物资增置申报表》经校长批准后，组织实施采购。

第十九条   《物资采购计划》按申购计划的审批程序落实采购经费，并按照本规定选择采购方式

第二十条   合格供方的评价和确认

（一）供方的选择

1、由采购员按照“就近采购、质优价廉、通过质量认证优先”原则进行市场调查，并咨询使用部门后提出《供方候选名单》。

2、顾客指定的供方，应由顾客提供有关资料；

3、上级主管部门指定的供方，按上级主管部门的文件为准。

（二）供方的评价

1、后勤管理处根据《供方候选名单》，组织有关人员进行咨询、评价，并填写《供方评价表》；

2、物资采购领导小组召开会议，后勤管理处汇报候选供方情况，由物资采购领导小组对供方供货能力，质量保证能力进行评审，并确定合格供方。

（三）合格供方的登录

经评价属合格的供方，由后勤管理处保存评价资料，并建立《合格供方名单》。

（四）对合格供方的控制

1、合格供方的验证。为确保合格供方能长期、稳定地提供符合要求产品，后勤管理处应填写《到货情况记录表》对供方服务情况进行记录。在对合格供方管理评审之前，每年进行一次复审验证，对供货质量下降的供方，应要求其限期改进。如不改进，取消其合格供方资格。

2、对使用部门、校领导或上级主管部门指定的供方，如其供货质量不能满足要求时，应由后勤管理处提出书面报告，由使用部门、校领导或上级主管部门协调对该供方的处理。

第二十一条  采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：

（一）成立谈判小组。谈判小组由后勤管理处的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

（二）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

（三）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。

（四）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

（五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

第二十二条  采取单一来源方式采购的，后勤管理处与供应商应当在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

第二十三条  采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：

（一）后勤管理处按采购计划，从符合资格条件的《合格供方名单》中确定不少于三家以上的供应厂商同时进行询价，并要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

（二）后勤管理处应从资质、信誉、服务、质量、价格等方面综合评价并选择供应厂商，及时掌握其质量、价格、信誉变化情况，避免选择不当而造成的采购风险。

（三）后勤管理处应要求供应厂商报盘时提供完备的采购物资信息，包括报盘单位的地址、电话、传真、联系人。报价单上应有报盘单位的印章。

（四）为便于比较、审查，后勤管理处应要求各个供应厂商按同一条件及格式报盘，特殊情况要作出说明。

（五）询价结束，采购经办人整理、汇总本批次采购资料，应填写《采购评审单》按管理权限报领导审查、审批。

（六）采用询价方式采购的，一个批次采购同一类型物资金额在500元以下的，采购人员可自主决定供应厂商与价格，按采购原则与程序执行采购；在500元以上，5000元以下的，由后勤管理处负责人审价审批；在5000元以上，1万元以下的，由后勤管理处负责人审价，分管校领导审批；1-3万元以上的，由校长审批，3万元以上的，由校采购领导小组组织评审后，报校长审批。

（七）确定成交供应商。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商后，将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

第二十四条  为加快校物资采购小组工作效率，凡需采购领导小组审查的物资采购，后勤管理处应提前三天提出申请，以便采购领导小组及时组成采购评审组，调查与熟悉相关资料。

第六章  采购与监督

    第二十五条 一个批次采购金额高于5000元项目，后勤管理处必须与确定的供应厂商签定合同。

    第二十六条  如情况发生了变化，后勤管理处认为必须更换供应厂商时，必须按原审批程序重新审批。

    第二十七条  采购合同应明确物资名称、规格、型号、价格、质量标准与检验规程、供货方式、交货地点、付款方式、期限、违约责任和纠纷处理等内容。

    第二十八条  采购合同应报财务部门、监察部门备案，作为借（付）款、结算的依据之一。

    第二十九条  未按规定时间实施的采购，暂不办理付款、结算等手续。

    第三十条  后勤管理处应加强采购合同的管理，建立采购合同档案。合同档案的保存期限为10年。

    第三十一条   后勤管理处应建立采购信息数据库采购档案，任何方式的采购结束后，必须将采购信息及时录入数据库，相关资料及时归档。

第三十二条   与供应单位存在直系亲属关系和利益关系的人员不得介入与该供应单位有关的采购、审价与监督活动。

第七章  质量检验

第三十三条  物资采购完成后，由后勤管理处组织人员及仓库保管员对所购产品的品种、数量、等级、规格、型号等，是否符合采购文件要求检查验证，经检验合格的采购产品，填写《验收入库单》，办理入库手续。《验收入库单》一份保管员自留，一份交采购员存档，一份随同发票交财审处。未经质量检验不能办理入库手续并不准投入使用，不得报销特殊情况除外。

    第三十四条   学校需要在供方处对采购产品进行验证时，应在采购合同中做出规定。在供方处对采购产品进行验证后，符合要求的由供方按合同规定进行交付，不合格的按合同规定予以退货，更换同类合格产品，或按降价接受等方式处理。降价接受的产品不得影响教育服务的基本质量要求。

    第三十五条   质量检验不合格物资由后勤管理处负责与供应厂商联系作换货、退货或索赔处理，我方责任则按本规定第八章第三十九条执行。

第三十六条   物资入库后，采购经办人可持验收入库单、采购发票等相关手续经校领导签字，办理结算和核销借款手续。

第八章  奖励与处罚

    第三十七条  具有下列情况之一的，予以表扬或物质奖励：

    1、 采购的物资质优价廉，节约资金较多的；

    2、 检举、揭露违反本规定的；

    3、 遵守本规定成绩突出的。

    第三十八条 下列行为属于采购违规行为：

    1、不执行物资评审价格的；

    2、在采购中收取回扣；

    3、泄露我校物资采购评审价格的；

    4、故意提前付款或其他违规付款的；

    5、因采购人员玩忽职守造成一定损失的

    6、违反本规定的其他行为。

    第三十九条 对有上述行为之一给学校造成损失的，根据情节轻重对直接责任人和主要负责人给予处罚：

    1、批评教育；

    2、行政处分；

    3、下岗学习；

    4、经济处罚。

第四十条 对处罚决定不服的，可在收到处罚通知之日起十日内向学校提出复议申请，复议期间原处处罚决定照常执行。校做出复议决定后，按复议后的决定执行。

第四十一条  对采购活动中违反法规构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任。

第九章  附  则

    第四十二条  本规定中的数量范围，凡界定下限的包含本数，界定上限的，则不含本数。

    第四十三条  本规定自公布之日起试行。